terça-feira, 29 de janeiro de 2008

Comunicação eficiente

A maioria dos projetos é uma salada de personagens e interesses. Alguns apóiam o projeto, outros o rejeitam. Alguns entendem que a metodologia pode trazer produtividade e controle, enquanto outros a consideram burocracia desnecessária. Há ainda aqueles que terão vários benefícios com o produto do projeto, e outros que serão afetados negativamente.

Neste contexto, a comunicação é um fator essencial para obter melhores resultados e prosseguir com o projeto sem maiores tropeços.

O Gerente de Projeto deve ter objetividade em sua comunicação. O fato é que nem sempre a informação que ele precisa chegará de forma direta e clara. Para isto, sugiro o seguinte:

1) Faça perguntas difíceis. É muito confortável fazer uma reunião na qual não há questionamentos… mas também totalmente inútil. O bom Gerente de Projeto sabe fazer as perguntas difíceis, que realmente trazem à tona a situação das atividades, expõem riscos e tiram a equipe da zona de conforto. A sensação falsa de controle é um dos maiores problemas que o Gerente pode encontrar.

2) Não aceite respostas incompletas.
Não é difícil perceber quando você está sendo enrolado. Insista até obter informações claras (com as perguntas difíceis) e mostre que não está para brincadeiras.

3) Formalize o necessário. Ninguém gosta de usar seu tempo escrevendo e-mails e relatórios, mas estes são necessários. É responsabilidade do Gerente de Projeto definir um Plano de Comunicação que permita o mínimo possível de formalidade sem perder o registro das informações importantes do projeto. Lembre-se que a informação bem documentada aumenta a responsabilidade dos envolvidos.

4) Saiba quem é quem. A análise dos stakeholders é uma ferramenta importante para preparar sua comunicação. Quando você sabe quem se encaixa em cada um dos perfis que descrevi no primeiro parágrafo deste artigo, conseguirá adaptar sua comunicação para obter o melhor de cada um.

5) Dê seguimento. Em inglês existe o termo “head fake”, que é aquela situação na qual se discute algo em uma reunião, todos concordam balançando a cabeça, mas depois da reunião é como se nada tivesse acontecido. Acho que todos sabem do que estou falando. Quando o Gerente de Projeto dá seguimento estrito a todas as decisões e atividades do projeto, a equipe entenderá que terá que ser responsável por suas ações e atitudes.

6) Dê o Exemplo. Mesmo que não tenha autoridade formal sobre a equipe (acontece em muitas empresas), o Gerente de Projeto deve assumir uma posição de liderança em relação às boas práticas em projetos. A velha frase “Em casa de ferreiro o espeto é de pau” não se aplica nesta situação. Ao mostrar um nível de controle e produtividade avançados, o Gerente de Projeto mostrará à equipe os benefícios de seguir a metodologia e se comunicar abertamente.

Para finalizar, uma recomendação geral: especialmente no Brasil, ainda há o costume de não dizer exatamente o que pensamos, seja por medo da reação, seja para não ferir os sentimentos do outro ou até porque é mais fácil evitar qualquer tipo de conflito (mesmo o conflito construtivo). Mesmo que isto tenha uma base cultural, temos que adquirir gradualmente o costume da comunicação aberta e objetiva (nos negócios!). Os benefícios serão para todos os envolvidos na comunicação.


Texto capturado do site: http://ogerente.com.br

quinta-feira, 10 de janeiro de 2008

Gerentes de Projeto e Gestão do Conhecimento

A abordagem orientada à gestão por projetos não parece ser necessariamente suficiente para a implementação de novas alternativas de negócio da forma mais eficaz e eficiente, a não ser que se trate o conhecimento organizacional envolvido em sua gestão. Este componente fundamental, o conhecimento organizacional tratado em cada projeto, deve ser particularmente gerenciado em favor de ganhos significativos de escala. A idéia embutida neste raciocínio é a de que o conhecimento gerado em um dado projeto possa ser reaproveitado de forma produtiva nos projetos subsequentes ao mesmo. E, neste contexto, os gerentes de projeto assumem um papel fundamental, pois a própria gestão do conhecimento embutido na mudança pode, por si só, tornar-se um fator de alto potencial competitivo.

Para revisarmos ...

O que são um projetos?
“Um projeto é um esforço temporário empreendido para criar um produto ou serviço único. Temporário significa que todo projeto tem um início e um término bem definidos. Único significa que o produto ou serviço distingue-se substancialmente de todos os produtos e serviços existentes”.

O que é conhecimento?
“Conhecimento é uma mistura fluida de experiência condensada, valores, informação contextual e insight experimentado, a qual proporciona uma estrutura para avaliação e incorporação de novas experiências e informações. Ele tem origem e é aplicado na mente dos conhecedores. Nas organizações, ele costuma estar embutido não só em documentos ou repositórios, mas também em rotinas, processos, práticas e normas organizacionais”
(DAVENPORT e PRUSAK, 1999).

O que é capital intelectual?
Um conceito estreitamente relacionado à gestão do conhecimento é o de capital intelectual. Neste caso, STEWART(1998) considera que o capital intelectual pode ser encontrado nas pessoas (o capital humano, ou a “fonte da inovação e renovação”), nas estruturas (o capital estrutural) e nos clientes (o capital do cliente, considerando “o valor dos relacionamentos de uma empresa com as pessoas com as quais faz negócios”, que também pode incluir os relacionamentos com os parceiros e fornecedores. No entanto, o autor enfatiza que “o capital intelectual não é criado a partir de partes distintas de capital humano, estrutural e do cliente, mas do intercâmbio entre eles” .

O que é Inteligência Organizacional?
É a capacidade coletiva disponível em uma organização para identificar situações que justifiquem iniciativas de aperfeiçoamento, conceber, projetar, implementar e operar os sistemas aperfeiçoados, utilizando recursos intelectuais, materiais e financeiros.

Esse conteúdo foi capturado no artigo de Roberto Luís Capuruço Gattoni.